Theo quy định hiện hành: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Tuy nhiên, quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP lại có điểm khác biệt về hóa đơn chuyển đổi. Show
Cụ thể, HĐĐT chuyển đổi có định dạng như thế nào? điều kiện chuyển đổi? giá trị pháp lý? ký hiệu? … doanh nghiệp xem chi tiết tại bài viết dưới đây: I. Quy định hiện hành về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy1. Khi nào cần chuyển đổi hóa đơn điện tử?Theo quy định tai Khoản 1, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC: – Người bán hàng hóa được chuyển HĐĐT sang HĐ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Theo đó, HĐĐT chuyển đổi sang HĐ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán. – Người mua, người bán được chuyển đổi HĐĐT sang HĐ giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế tóan. HĐĐT chuyển sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.  2. HĐ chuyển đổi cần đáp ứng điều kiện gì?Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
3. Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?Theo quy định hiện hành, HĐĐT chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên HĐ nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử. 4. Ký hiệu phân biệt trên hóa đơn chuyển đổiKý hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang HĐ dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
II. So sánh quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi tại Nghị định 119 & Nghị định 123Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC Nghị định 123/2020/NĐ-CP 1. Quy định HĐĐT hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy HĐĐT, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra. 2. Điều kiện Việc chuyển đổi HĐĐT thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT và chứng từ giấy sau khi chuyển Việc chuyển đổi HĐĐT thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT và chứng từ giấy sau khi chuyển 3. Giá trị pháp lý HĐĐT được chuyển thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này HĐĐT được chuyển thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này. Trên phần mềm hóa đơn điện tử My-Invoice cho phép người bán, người mua xử lý đầy đủ các nghiệp vụ quản lý hóa đơn trong đó có thao tác chuyển sang HĐ giấy nhanh chóng. Phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC và sẵn sàng đáp ứng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, My-invoice hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử My-Invoice vui lòng liên hệ Hotline: 0961 980 498 Để thực hiện quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc áp dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/7/2022, không ít doanh nghiệp gặp vướng mắc trong việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Vì thế, Pháp Lý Khởi Nghiệp sẽ hướng dẫn chi tiết các bước để DN thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử tước ngày 01/07/2022 trong trường hợp vẫn đang còn dùng hóa đơn giấy qua bài viết dưới đây. Theo quy định về xử lý chuyển tiếp tại Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (hướng dẫn bởi Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC), đối với các doanh nghiệp trên địa bàn đã đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng để triển khai hóa đơn điện tử theo Quyết định của Bộ Tài chính trên cơ sở đề nghị của Tổng cục Thuế thì có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình thông báo của cơ quan thuế trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022. Trường hợp doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã thì phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2022 theo các bước sau: Bước 1. Xác định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế Tham khảo chi tiết tại: Các trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử kể từ 01/7/2022 Bước 2. Khởi tạo hóa đơn Trước khi khởi tạo hóa đơn, doanh nghiệp ra Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo một trong hai hình thức sau: - Nộp văn bản giấy trực tiếp tại trụ sở của cơ quan thuế; hoặc - Nộp văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Khởi tạo hóa đơn là việc doanh nghiệp tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của doanh nghiệp hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên. Bước 3. Phát hành hóa đơn Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần gửi đến cơ quan thuế trực tiếp: - Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC); - Mẫu hóa đơn điện tử (có ký số của doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn và theo đúng định dạng gửi cho người mua): gửi cho cơ quan thuế theo đường điện tử. Bước 4. Xử lý hóa đơn không tiếp tục sử dụng (1) Doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế hóa đơn không tiếp tục sử dụng khi: - Doanh nghiệp phát hành loại hóa đơn thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng; - Doanh nghiệp mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng. (2) Doanh nghiệp có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn theo thủ tục sau: Thời hạn hủy hóa đơn - Doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn trong thời hạn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. - Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng. Trình tự - Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy - Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn phải có: + Đại diện lãnh đạo của doanh nghiệp; và + Đại diện bộ phận kế toán của doanh nghiệp. - Doanh nghiệp phải lập hồ sơ hủy hóa đơn, bao gồm các giấy tờ sau: + Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn; + Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục); + Biên bản hủy hóa đơn (phải có chữ ký của các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn); + Thông báo kết quả hủy hóa đơn (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC). - Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn. Lưu ý: Hủy hóa đơn của cơ quan thuế do Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng. Bước 5. Lập hóa đơn điện tử Doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử theo một trong hai hình thức sau: - Doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của chính doanh nghiệp; - Doanh nghiệp truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử. Ngoài ra, doanh nghiệp cần theo dõi thông báo của cơ quan thuế về lộ trình cũng như hướng dẫn cụ thể trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đến hết ngày 30/06/2022. Trên đây là quy định về Hướng dẫn DN chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2022. Nếu còn thắc mắc khác, độc giả vui lòng để lại câu hỏi tại đây. |
