Cách mạng công nghệ 4.0 bùng nổ khiến giao dịch trực tuyến từ xa cũng trở thành xu hướng phổ biến hiện nay. Việc trao đổi thông tin, văn bản, dữ liệu đều được các doanh nghiệp ưu tiên điện tử hóa, dẫn đến nhu cầu ký số văn bản ngày càng tăng. Vì vậy, trong bài viết này, MISA eSign sẽ hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng công cụ Foxit Reader để ký số các hợp đồng, văn bản, tài liệu file PDF một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất. Show 1. Giới thiệu về phần mềm hỗ trợ ký số Foxit ReaderFoxit Reader là một phần mềm đọc file PDF đa ngôn ngữ của công ty phần mềm Foxit Software, được ưa chuộng sử dụng bởi thời gian khởi động nhanh chóng và kích thước gọn nhẹ. Phần mềm này có khả năng chạy được trên đa dạng nền tảng hệ điều hành, bao gồm cả Windows, Mac hay Linux. Tính năng nổi bật nhất của phần mềm này là hỗ trợ người dùng tạo, xem, chỉnh sửa, ký số và in các văn bản dưới dạng PDF. Hiện nay, muốn ký số được bất kỳ văn bản file PDF nào, người dùng cũng phải ký thông qua những phần mềm trung gian như Foxit Reader hoặc Adobe Reader hay Acrobat Reader. Không chỉ đem lại tiện ích trong việc ký số, phần mềm còn rất dễ sử dụng với giao diện đơn giản, thao tác nhanh chóng. Hãy cùng xem hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm này ngay dưới đây. 2. Hướng dẫn sử dụng Foxit Reader để ký số hợp đồng, văn bản, tài liệu file PDFTrước hết, để ký số được trên Foxit Reader, người dùng cần:
Sau khi hoàn tất cài đặt phần mềm và chữ ký số, người dùng tiến hành ký số theo các bước hướng dẫn như sau: Bước 1: Mở file bản Hợp đồng/ Bản khai định dạng PDF với phần mềm Foxit Reader. Bước 2: Chọn Protect với chức năng Sign&Certify -> chọn Place Signature … để tiến hành ký vào văn bản. Bước 3: Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị. Bước 4: Khi form có chứa thông tin chữ ký số xuất hiện, chọn Sign Lưu ý các mục:
Lưu ý: Người dùng có thể tự thiết kế mẫu chữ ký phù hợp hoặc ngắn gọn với chức năng tại: Appearance Type -> Chọn Create New Style -> Sử dụng các lựa chọn có sẵn để tạo mẫu chữ ký cá nhân theo mong muốn. Bước 5: Hệ thống sẽ yêu cầu nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số -> Chọn Save. Bước 6: Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu để truy xuất đến USB Token, nhập mật khẩu và nhấn Đăng nhập. Bước 7: Nếu nhập đúng thông tin Mật khẩu của USB Token phần mềm sẽ ký số vào văn bản sẽ thấy xuất hiện thông tin của người ký ngay tại nơi đã chọn sẽ ký vào ở bước 3. Lúc này các bước ký số được xem như là hoàn tất. Bước 8: Kiểm tra lại văn bản đã được ký thành công hay chưa bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái để xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản. Hoặc có thể nhấn trực tiếp vào chữ ký để xem chữ ký đã được xác thực và có giá trị hay không. Xem thêm: Chữ ký điện tử là gì? Quy định và cách đăng ký sử dụng 3. Hướng dẫn ký số từ xa trên Foxit ReaderHướng dẫn người dùng các bước thực hiện để ký số từ xa cho file pdf trên phần mềm Foxit Reader. Lưu ý: Để ký số trên phần mềm Foxit Reader bắt buộc anh/chị phải cài đặt phần mềm Foxit Reader trước đó. Bước 1: Đăng nhập ứng dụng MISA eSign DesktopMISA eSign Desktop là bộ cài giúp người dùng ký kết trên các ứng dụng ký của đối tác, Acrobat/Foxit Reader, Word, Excel và trên cổng dịch vụ công. Là cầu nối giữa MISA eSign và các trang, ứng dụng khác.
Lưu ý: Trường hợp, người dùng chưa cài đặt MISA eSign Desktop. Vui lòng theo dõi hướng dẫn tại đây Bước 2: Ký số từ xa trên Foxit ReaderSau khi đăng nhập ứng dụng MISA eSign Desktop, anh/chị vui lòng mở Foxit Reader và lựa chọn file cần ký lên phần mềm Để ký số, anh/chị thực hiện như sau:
Khi đó, ứng dụng sẽ hiển thị thông tin chứng thư của người dùng, anh/chị vui lòng kiểm tra các thông tin trước khi ký:
Khi đó, hệ thống sẽ yêu cầu anh/chị thực hiện xác thực ký. Vui lòng quay trở lại thiết bị xác thực của mình để thực hiện xác nhận ký số tài liệu này.
Xác thực ký thành công. Như vậy văn bản đã được ký số. Người dùng có thể tự kiểm tra lại chữ ký đã ký lên văn bản của mình:
Hy vọng qua bài viết trên, chủ doanh nghiệp hay kế toán đều đã nắm được cách thức ký số các văn bản, hợp đồng, tài liệu file PDF bằng phần mềm hỗ trợ ký số Foxit Reader để có thể thực hiện được các giao dịch ký kết từ xa mọi lúc mọi nơi một cách thuận tiện nhất. |