Quy trình này quy định thống nhất về chính sách và những thủ tục trong việc yêu cầu tạm ứng và thực hiện việc quyết toán tạm ứng Phần mềm quản lý doanh nghiệp Vitranet24 tích hợp quy trình Tạm ứng, hoàn ứng linh hoạt và hoàn chỉnh: Mục đích: Quy trình này quy định thống nhất về chính sách và những thủ tục trong việc yêu cầu tạm ứng và thực hiện việc quyết toán tạm ứng. Phạm vi áp dụng: Quy trình này áp dụng cho việc yêu cầu tạm ứng và thực hiện việc quyết toán tạm ứng tại văn phòng Công ty. Các bước hoạt động của quy trình tạm ứng: STT Nội dung 1 Khi có nhu cầu tạm ứng, Người Yêu Cầu (Người YC) chuẩn bị Phiếu Đề Nghị Tạm Ứng (ĐNTU) hoặc Tạm Ứng Đi Công Tác (TUCT) làm một liên rồi chuyển cho Trưởng bộ phận ký kiểm tra. 2 Người YC sẽ nộp ĐNTU (hoặc TUCT) cho Kế toán để kiểm tra và xác nhận số dư tạm ứng tính đến ngày tạm ứng Nếu việc tạm ứng không tuân thủ theo Qui định chung của Công ty, Kế toán sẽ trả lại người YC. 3 Kế toán sau khi kiểm tra, đồng ý sẽ chuyển ĐNTU (hoặc TUCT) cho Kế toán trưởng để xem xét và ký kiểm soát. Các ĐNTU hoặc TUCT không được duyệt sẽ được chuyển lại cho Kế toán kiểm tra hoặc trả lại Người YC. 4 Kế toán sau khi kiểm tra sẽ chuyển ĐNTU (hoặc TUCT) đã được Kế toán trưởng ký kiểm soát cho BGĐ xem xét và ký duyệt. Các ĐNTU hoặc TUCT không được duyệt sẽ được chuyển lại cho Kế toán kiểm tra hoặc trả lại Người YC. 5 ĐNTU (hoặc TUCT) sau khi được KTT và BGĐ duyệt sẽ được chuyển lại cho Kế toán lập phiếu chi.. 6 Khi PC đã được Kế toán trưởng chấp thuận, Thủ Quỹ sẽ chuẩn bị tiền để chi cho Người YC và yêu cầu Người nhận tiền ký tên vào PC, đồng thời đóng dấu “ĐÃ THANH TOÁN”. 7 PC và ĐNTU (hoặc TUCT) được kế toán kiểm tra lại để đảm bảo đầy đủ chữ ký, lưu và theo dõi hoàn ứng sau này. Các bước hoạt động của quy trình hoàn ứng: · Là nối tiếp của quy trình tạm ứng, có nghĩa là 2 quy trình này sẽ là một quy trình, kết thúc của quy trình TẠM ỨNG, quy trình vẫn nằm đó chờ cho đến khi người đi công tác về và thực hiện các hành động HOÀN ỨNG. · Là quy trình độc lập, Kết thúc của quy trình TẠM ỨNG là kết thúc, không có sự liên hệ với các bước của quy trình HOÀN ỨNG. STT Nội dung 1 Khi đi công tác hoặc chi tiêu xong, Người YC tập hợp chứng từ và lập Bảng kê thanh toán tạm ứng (BKHU) và đính kèm với chứng từ gốc. Nếu đi công tác, LCT&GDD được duyệt cần phải chuẩn bị và đính kèm với BKHU. Người YC sẽ nộp BKHU, LCT&GDD cùng với các chứng từ gốc liên quan cho Trưởng Bộ Phận để phê duyệt, rồi chuyển chứng từ thanh toán cho Kế Toán. 2 Khi nhận được BKHU, LCT&GDD đã được duyệt, Kế toán sẽ kiểm tra việc ký duyệt, tính chính xác và hợp lý của chi phí, hóa đơn chứng từ và số dư tạm ứng. Trong trường hợp không chấp nhận, kế toán chuyển trả lại người YC. 3 Nếu đã chính xác, Kế toán sẽ trình chứng từ quyết toán tạm ứng cho Kế Toán Trưởng theo qui định của Công ty để xem xét và ký kiểm soát. Các BKHU, LCT không được duyệt sẽ được trả lại cho kế toán để kế toán kiểm tra hoặc trả lại cho người YC. 4 Kế toán sẽ trình chứng từ quyết toán tạm ứng đã được Kế Toán Trưởng ký kiểm soát cho BGĐ phê duyệt theo qui định của Công ty. Các BKHU, LCT không được duyệt sẽ được trả lại cho kế toán để kế toán kiểm tra hoặc trả lại cho người YC. 5 Kế toán sẽ kiểm tra, ghi nhận nghiệp vụ, lập PC, PT, lấy chữ ký KTT và chuyển cho Thủ Quỹ để quyết toán thừa hay thiếu cho Người YC. Theo quy định tại Tiết a và gạch đầu dòng thứ nhất của Tiết c Khoản 3 Điều 7 Thông tư số 62/2020/TT-BTC ngày 22/6/2020 hướng dẫn kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên từ ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước: "3. Thanh toán tạm ứng: Đơn vị sử dụng ngân sách phải thực hiện thanh toán tạm ứng với KBNN nơi giao dịch ngay sau khi khoản chi tạm ứng đã hoàn thành có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán; cụ thể như sau:
c).... - Trường hợp đủ điều kiện quy định, KBNN thực hiện thanh toán tạm ứng cho đơn vị sử dụng ngân sách, cụ thể: + Nếu số tiền đề nghị thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng: Căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị (đã được KBNN kiểm soát và chấp nhận thanh toán), KBNN làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (số tiền đã tạm ứng); đồng thời, đơn vị lập thêm giấy rút dự toán NSNN/Ủy nhiệm chi gửi KBNN để thanh toán cho đơn vị số chênh lệch giữa số tiền KBNN chấp nhận thanh toán và số tiền đã tạm ứng. + Nếu số tiền đề nghị thanh toán nhỏ hơn số tiền đã tạm ứng: căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị (đã được KBNN kiểm soát và chấp nhận thanh toán), KBNN làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (bằng số tiền KBNN chấp nhận thanh toán tạm ứng), số tiền chênh lệch sẽ được theo dõi để thu hồi hoặc thanh toán vào lần thanh toán sau. + Nếu số tiền đề nghị thanh toán bằng số tiền đã tạm ứng: căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị (đã được KBNN kiểm soát và chấp nhận thanh toán), KBNN làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (bằng số tiền KBNN chấp nhận thanh toán tạm ứng)." Theo quy định trên, chậm nhất vào ngày cuối cùng tháng kế tiếp tháng tạm ứng, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước phải thực hiện thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch toàn bộ khoản chi đã tạm ứng tháng trước đó. Nếu số tiền đề nghị thanh toán nhỏ hơn số tiền đã tạm ứng, số tiền chưa thanh toán tạm ứng sẽ được theo dõi để thu hồi tạm ứng nộp vào ngân sách nhà nước. Ví dụ: Tháng 7/2020, đơn vị sử dụng ngân sách đã đề nghị KBNN tạm ứng số tiền 60 triệu đồng thì chậm nhất đến ngày 31/8/2020 đơn vị phải lập hồ sơ đề nghị KBNN thanh toán tạm ứng toàn bộ số tiền đó. Trong trường hợp, đến ngày 31/8/2020, đơn vị mới chi 10 triệu đồng và khoản chi này có hồ sơ chứng từ đủ điều kiện thanh toán thì đơn vị sử dụng ngân sách lập chứng từ đề nghị KBNN đồng thời thanh toán tạm ứng khoản chi 10 triệu đồng và thu hồi số dư tạm ứng 50 triệu đồng chưa chi. Như vậy, đơn vị sử dụng ngân sách không được chờ đến khi đủ hóa đơn chứng từ của khoản tiền đã tạm ứng mới mang ra KBNN đề nghị thanh toán tạm ứng. Đơn vị phải lập hồ sơ thanh toán tạm ứng (đối với các khoản chi đã đủ điều kiện thanh toán) và hồ sơ thu hồi (đối với số dư tạm ứng chưa chi) gửi ra KBNN chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng kế tiếp tháng đã tạm ứng như quy định của Thông tư 62/2020/TT-BTC ngày 22/06/2020 của Bộ Tài chính. |
