Lựa chọn công cụ thiết kế giao diện Viết hướng dẫn sử dụng
PP khảo sát Ưu điểm Nhược điểm
Khó tổ chức các buổi phỏng vấn (đối với phỏng vấn nhóm)
Khó tạo bảng câu hỏi Khó nắm bắt được ngôn ngữ không lời của người trả lời
Nguồn thông tin sai, trùng lặp Thiếu tài liệu Tài liệu hết hạn 4) Quan sát hiện trướng Đa dạng thông tin Tốn thời gian và chi phí 5) JAD (Xem thêm thông tin trong giáo trình) Kết quả nhanh, nhiều vấn về được thảo luận và giải quyết một cách thống nhất Nhiều thông tin được bổ sung và làm chỉnh xác rõ ràng Mn ko đủ tgian để trình bày ý kiến Tốn thời gian Cần có đội ngủ hổ trợ, có bộ phận chuyên môn cao và cần người điều hành phiên làm việc có kinh nghiệm Những thông tin thu thập được cần được tổng hợp và phân loại 6) Sử dụng mẫu Gắn bó chặc chẻ với người dùng trong giai đoạn phân tích và thiết kế Giúp nắm được yêu cầu một Hình thành xu hướng không chuẩn mực trong việc tạo ra tài liệu hình thức về yêu cầu hệ thống Các mẫu in có phong cách đặc Mọi người trong cuộc sống lu�n gặp phải c�c vấn đề cần giải quyết. Vấn đề c� thể dễ m� cũng c� thể phức tạp, kh� khăn. Để c� thể giải quyết vấn đề, ch�ng ta cần t�m ra c�c lời giải th�ch hợp nhất như mục ti�u mong muốn dựa tr�n khả năng cũng như hạn chế của ch�ng ta. Qu� tr�nh n�y c�n gọi l� qu� tr�nh ph�n t�ch. 2. C�c�sai s�t khi triển khai ph�n t�ch v� thiết kế hệ thống:
Đ� từ l�u vẫn tồn tại nghịch l�: người l�m tin học một thời gian d�i thường tự m�nh thể hiện l� c�c chuy�n gia duy nhất x�c định điều g� cũng l� tốt cho người kh�c, đặc biệt cho NSD tương lai hệ th�ng tin được c�i đặt. Từ nghịch l� tr�n dẫn đến sự k�m th�ch nghi của hệ th�ng tin v� kh�ng l�u bị bỏ đi hay được d�ng nhưng c� sự do dự. T�nh thế n�y l� cho tin học c� h�nh ảnh phản diện, kh� khăn để theo đuổi v� sử dụng. Nguy�n nh�n kh�c nữa dẫn dến nghịch l� tr�n l� trong một thời gian d�i kh�ng tồn tại ng�n ngữ chung giữa những người l�m tin học v� người sử dụng. Nếu những người l�m tin học chỉ c� thể biểu hiện thế giới thực bằng c�c thuật ngữ như tập tin, chương tr�nh v.v...C�n người sử dụng chỉ c� thể d�ng c� thuật ngữ ri�ng được d�ng trong phần h�nh m� họ đảm tr�ch th� r� r�ng l� kh� hiểu l�ng nhau, từ đ� dẫn đến sự kh� khăn khi hợp t�c với nhau.
II. Y�u cầu đối với một phương ph�p thiết kế hệ thống: -~šv› ~- B�I 2. KH�I NIỆM VỀ HỆ THỐNG
1. Định nghĩa: Hệ thống l� tập hợp c�c phần tử tương t�c được tổ chức nhằm thực hiện một mục đ�ch x�c định. �p dụng định nghĩa n�y v�o c�c tổ chức ta cần ch�nh x�c ho� một số kh�i niệm: - C�c phần tử ở đ�y tập hợp c�c phương tiện vật chất v� nh�n lực. - Tổ chức tạo th�nh một hệ thống mở, nghĩa l� li�n hệ với một m�i trường. Một số phần tử của hệ thống c� sự tương t�c với b�n ngo�i (cung ứng, thương mại, v.v�). - C�c tổ chức đều l� những hệ thống sống v� ph�t triển, v� vậy mặt động l� cơ bản. 2. �p dụng cụ thể từ định nghĩa:
Phương tiện l� tập hợp d�n ch�ng v� tất cả c�c cơ sở hạ tầng được d�ng cho mục đ�ch sản xuất v� ph�t triển, của cải vật chất l� nguy�n liệu của nh�n d�n.
II. Hệ thống v� m�i trường của n�: 1. Mối li�n hệ giữa hệ thống v� m�i trường: X�t một hệ thống x� nghiệp v� c�c mối li�n hệ của n� với m�i trường. M�i trường n�y gồm những nh� cung cấp (NCC), nh� thầu (NT), những cơ quan nh� nước (CQNN), những cơ quan t�i ch�nh (CQTC) trung gian, c�c đại l� (ĐL), c�c kh�ch h�ng trực tiếp. M� h�nh sơ lược mối li�n hệ giữa x� nghiệp v� m�i trường của n� thể hiện như sau:  2. Ph�n t�ch c�c li�n hệ với m�i trường: �C�c mối li�n hệ tồn tại giữa hệ thống v� c�c tổ chức kh�c nhau tạo th�nh một m�i trường kinh tế thường được biểu diễn bởi c�c d�ng (luồng) ngoại, tr�i với d�ng nội c� nguồn từ b�n trong của một tổ chức v� c� thể ph�n th�nh 4 loại: - D�ng của cải vật chất (nguy�n nhi�n liệu, sản phẩm cuối c�ng) - D�ng dịch vụ (cung cấp tiền vay, tham vấn, bảo tr�, v.v...) - D�ng tiền tệ (thanh to�n kh�ch h�ng v� người cung cấp) Nếu tồn tại d�ng của cải vật chất, tất yếu đ�i hỏi những d�ng th�ng tin h�nh thức hoặc phi h�nh thức. V� dụ: đối với d�ng c�c cấu kiện rời của một nh� cung cấp n�o đ�, người ta sẽ gặp những d�ng th�ng tin sau: - Những d�ng th�ng tin kh�ng ch�nh thức: những buổi trao đổi qua điện thoại, th�ng tin truyền khẩu của những người đại diện, v.v... - Những d�ng th�ng tin ch�nh thức: + C�c đề nghị về gi� cả được gởi đến bằng Fax hoặc Telex. + Thư t�n. + Những hồ sơ c� li�n quan đến những d�ng vật chất: phiếu đặt h�ng, giấy b�o đ� nhận h�ng, phiếu cung ứng. III. Ba hệ thống cuả một tổ chức: Ba mức cần phải quan t�m trong ph�n t�ch c�c d�ng đ� l� ba ph�n hệ tạo th�nh x� nghiệp: hệ thống t�c nghiệp / sản xuất, hệ thống quyết định hoặc điều khiển v� hệ th�ng tin. Ba hệ thống cuả tổ chức: Dưới đ�y ta sẽ x�t 3 hệ thống của một tổ chức l� x� nghiệp: 1. Hệ t�c nghiệp, sản xuất: Hệ t�c nghiệp c� li�n quan với tất cả c�c hoạt động sản xuất, t�m kiếm kh�ch h�ng mới, v.v... một c�ch tổng qu�t l� c�c hoạt động nhằm thực hiện c�c c�ng việc c� t�nh c�ch cạnh tranh để đạt được mục ti�u đ� x�c định bởi hệ quyết định. Những phần tử cấu th�nh ở đ�y l� nh�n lực (thực hiện c�c c�ng việc), phương tiện (m�y, thiết bị, d�y chuyền c�ng nghệ, v.v...), c�c th�nh phần n�y t�c động tương hổ với nhau để đ�p ứng mục ti�u: v� dụ như sản xuất ra một lượng xe dự định trước. 2. Hệ thống quyết định: Hệ thống quyết định c� li�n quan đến c�c t�c vụ quản l�, c� thể t�m ở đ�y c�c quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật, d�i hoặc trung hạn (tăng phần thị trường, thay đổi lượng xe ti�u thụ), ngắn hạn (mục ti�u: thay đổi c�ch thức quản l� dự trữ, nghi�n cứu một "chiến dịch" thăm d� thị hiếu kh�ch h�ng mhằm hướng họ v�o sản phẩm mới của x� nghiệp) 3. Hệ th�ng tin: Hệ th�ng tin l� hệ thống c� vai tr� quan trọng trong việc li�n hệ hai hệ thống quyết định v� t�c nghiệp, bảo đảm ch�ng vận� h�nh l�m cho tổ chức đạt c�c mục ti�u đặt ra. Ta c� thể nối khớp ba ph�n hệ tr�n như sau:
- Tập hợp c�c th�ng tin (hữu �ch /� v� �ch, c� cấu tr�c hoặc kh�ng c� cấu tr�c, h�nh thức hoặc phi h�nh thức lu�n chuyển trong x� nghiệp). - C�ch thức sử dụng ch�ng (quy tắc quản l�). - Tập hợp c�c phương tiện gi�p sử l� th�ng tin. Th�ng qua th�ng tin, tất cả c�c c�n bộ c�ng nh�n vi�n quan hệ với nhau, li�n hệ giữa họ với c�c phương tiện cho ph�p xử l� những th�ng tin n�y.
- Cung cấp cho hệ quyết định tất cả th�ng tin cần thiết trong qu� tr�nh ra quyết định (c�c th�ng tin xuất ph�t từ m�i trường hoặc từ hệ t�c nghiệp). - Chuyển c�c th�ng tin từ hệ quyết định cho hệ t�c nghiệp v� m�i trường b�n ngo�i. Hoạt động hệ tổ chức được đ�nh gi� tốt hay xấu t�y thuộc v�o chất lượng của việc xử l�, sự ph� hợp của hệ th�ng tin. B�I 3.� C�C ĐẶC TRƯNG CỦA HỆ THỐNG 1. T�nh tổ chức: Giữa c�c phần tử trong hệ thống phải c� mối quan hệ nhất định, quan hệ c� hai loại: - Quan hệ ổn định: l� quan hệ tồn tại l�u d�i cần phải nghi�n cứu khi x�t đến mối quan hệ. Quan hệ ổn định kh�ng c� nghĩa l� bất biến, n� c� biến động nhưng vẫn giữ được mức ổn định tương đối. V� dụ: Số c�ng nh�n trong một x� nghiệp l� kh�ng ổn định nhưng khi x�t đến số lượng n�i chung l� ổn định, tức l� sự tăng, giảm kh�ng đ�ng kể. - Quan hệ kh�ng ổn định: l� những quan hệ tồn tại tức thời. V� dụ: C�c chuyến c�ng t�c đột xuất của nh�m nh�n vi�n trong cơ quan, v.v... 2. T�nh biến động: Bất kỳ một hệ thống n�o cũng c� t�nh biến động, tức l� c� sự tiến triển v� hoạt động b�n trong hệ. - Tiến triển l� sự tăng trưởng hay suy tho�i của hệ thống. V� dụ: Hệ thống kinh doanh của một c�ng ty c� thể c� l�c l�i, lỗ v.v... - Hoạt động: c�c phần tử của hệ thống c� sự r�ng buộc với nhau, quan hệ n�y được duy tr� nhằm đạt đến mục đ�ch cao nhất l� kinh doanh. Hoạt động của hệ thống nhằm biến c�i V�O th�nh c�i RA. V� dụ: 3. Hệ thống phải c� m�i trường hoạt động: M�i trường l� tập hợp c�c phần tử kh�ng thuộc hệ thống nhưng c� thể t�c động v�o hệ thống hoặc bị t�c động bới hệ thống. Hệ thống v� m�i trường kh�ng thể t�ch rời nhau. V� dụ: Hệ thống sản xuất / kinh doanh kh�ng thể t�ch rời với m�i trường kh�ch h�ng. 4. Hệ thống phải c� t�nh điều khiển: Cơ chế điều khiển nhằm phối hợp, dẫn dắt chung c�c phần tử của hệ thống để ch�ng kh�ng trượt ra ngo�i mục đ�ch (t�nh hướng đ�ch) của hệ thống (đ�y l� nhiệm vụ của m�n điều khiển học). Khi n�i đến quan điểm hệ thống, ta cần nh�n ra mối quan hệ tổng thể với đ�ch chung, hoạt động chung thấy đ�u l� quan hệ ổn định, đ�u l� m�i trường. -~ šv› ~- B�I 4: HỆ THỐNG TH�NG TIN QUẢN L� Định nghĩa: Một hệ thống t�ch hợp "Người - M�y" tạo ra c�c th�ng tin gi�p con người trong sản xuất, quản l� v� ra quyết định l� hệ th�ng tin quản l�. Hệ th�ng tin quản l� sử dụng c�c thiết bị tin học, c�c phần mềm, CSDL, c�c thủ tục thủ c�ng, c�c m� h�nh để ph�n t�ch, lập kế hoạch quản l� v� ra quyết định.
1. Cấu tr�c tổng qu�t của hệ th�ng tin quản l�: Hệ th�ng tin quản l� c� thể gồm 4 th�nh phần: c�c lĩnh vực quản l�, dữ liệu, thủ tục xử l� (m� h�nh) v� c�c quy tắc quản l�.
Mỗi lĩnh vực quản l� tương ứng những hoạt động đồng nhất (lĩnh vực thương mại, lĩnh vực h�nh ch�nh, kỹ thuật, kế to�n - t�i vụ, v.v�).
L� nguy�n liệu của hệ th�ng tin quản l� được biểu diễn dưới nhiều dạng (truyền khẩu, văn bản, h�nh vẽ, k� hiệu, v.v�) v� tr�n nhiều vật mang tin (giấy, băng từ, đĩa từ, đối thoại trực tiếp hoặc th�ng qua điện thoại, bản sao, fax, v.v�).
L� nh�m tập hợp c�c thủ tục ở từng lĩnh vực. V� dụ: - Kế hoạch v� hoạch đồ kế to�n cho lĩnh vực kế to�n - t�i vụ. - Quy tr�nh sản xuất. - Phương ph�p vận h�nh thiết bị. - Phương ph�p quy hoạch d�ng cho quản l� dự trữ hoặc quản l� sản xuất.
Sử dụng biến đổi / xử l� dữ liệu phục vụ cho c�c mục đ�ch x�c định. 2. Hệ th�ng tin quản l� v� c�c ph�n hệ th�ng tin:
Lĩnh vực quản l� l� ph�n hệ, giống như mọi hệ thống sẽ c� một hệ t�c nghiệp, hệ th�ng tin v� hệ quyết định, nh�m c�c hoạt động c� c�ng một mục ti�u tổng thể. C� thể h�nh dung lĩnh vực quản l� vận tải sẽ bao gồm việc quản l� vận chuyển v� c� li�n quan:
Để ph�n chia hệ tổ chức Kinh tế - X� hội th�nh c�c lĩnh vực quản l� v� thuận lợi cho việc sử dụng tin học, cần ph�n chia tiếp c�c lĩnh vực th�nh c�c đề �n, c�c �p dụng. V� dụ: lĩnh vực kế to�n c� thể ph�n chia th�nh: - Kế to�n kh�ch h�ng - Kế to�n vật tư - Kế to�n ph�n t�ch v.v�
C� thể tiếp cận hệ th�ng tin quản l� một c�ch logic v� / hoặc l� chức năng; song kh�ng thể nhận thức hệ th�ng tin quản l� theo quan niệm của chỉ một NSD. Mỗi NSD của hệ TTQL (c�n bộ, nh�n vi�n, hội đ�ng quản trị v.v�) c� một c�i nh�n ri�ng của m�nh về hệ thống tuỳ theo chức tr�ch m� họ đảm nhiệm, vị tr�, kinh nghiệm, t�n ngưỡng, v.v� Ch�nh v� vậy m� chỉ đề cập đến hệ th�ng tin của một NSD th� đ� l� một c�ch nh�n phiến diện, phi thực tế. 3. Dữ liệu v� th�ng tin: C�c dữ liệu được "chuy�n chở" bởi c�c d�ng gi�p ta tiếp cận chặt chẽ v� ch�nh x�c hơn c�c hệ th�ng tin quản l� để tin học ho� ch�ng.
- Th�ng tin viết: Dạng th�ng tin n�y thường gặp nhất trong hệ th�ng tin. N� thường thể hiện tr�n giấy đ�i khi tr�n m�n h�nh của m�y t�nh. C�c dữ kiện thể hiện c�cth�ng tin n�y c� thể c� cấu tr�c hoặc kh�ng. + Một bức thư tay của một ứng vi�n v�o một vị tr� tuyển dụng kh�ng c� cấu tr�c, song cần phải c� c�c th�ng tin "bắt buộc" (họ t�n, địa chỉ, văn bằng, v.v...). + Một ho� đơn c� cấu tr�c x�c định trước gồm những dữ liệu bắt buộc (tham chiếu kh�ch h�ng, tham chiếu sản phẩm v.v...). - Th�ng tin n�i: Dạng th�ng tin n�y l� một phương tiện kh� phổ biến giữa c�c c� thể v� thường gặp trong hệ tổ chức kinh tế x� hội. Đặc trưng loại n�y phi h�nh thức v� thường kh� xử l�. Vật mang th�ng tin thường l� hệ thống điện thoại. - Th�ng tin h�nh ảnh: Dạng th�ng tin n�y xuất ph�t từ c�c th�ng tin kh�c của hệ thống hoặc từ c�c nguồn kh�c. V� dụ: bản vẽ một số chi tiết n�o đ� của �t� c� được từ số liệu của ph�ng nghi�n cứu thiết kế. - C�c th�ng tin kh�c: Một số c�c th�ng tin c� thể cảm nhận qua một số giai đoạn như x�c gi�c, vị gi�c, khứu gi�c kh�ng được x�t trong hệ th�ng tin quản l�.
Nếu giả thuyết l� c�c th�ng tin v� �ch đ� được loại bỏ th� những th�ng tin vừa được liệt k� ở tr�n l� th�nh phần của hệ th�ng tin quản l�. Một số trong ch�ng c� thể được khai th�c tức th� để ra một quyết định (V� dụ: kế hoạch sản xuất, kế hoạch cải tiến thiết bị.v.v.). Một số kh�c để sử dụng được cần xử l� sơ bộ hoặc thủ c�ng hoặc cơ giới hoặc tự động (V� dụ: đồ thị doanh số theo thời gian, bản vẽ chi tiết thiết bị v.v...). Xử l� tự động th�ng tin chỉ thực hiện được khi n� được tạo th�nh từ c�c dữ liệu c� t�nh cấu tr�c. Ch�nh xuất ph�t từ c�c dữ liệu c� t�nh cấu tr�c n�y v� dựa v�o c�c quy tắc quản l� m� c�c xử l� được thực hiện. II. Vai tr� v� chất lượng của hệ th�ng tin quản l�: 1. Vai tr�: Vai tr� của hệ th�ng tin l� thu nhận th�ng tin, xử l� v� cung cấp cho người sử dụng khi c� nhu cầu. Ta c� thể sơ đồ ho� to�n bộ qu� tr�nh diễn ra trong hệ th�ng tin quản l� như sau: H�nh 4.1. To�n bộ qu� tr�nh diễn ra trong hệ th�ng tin quản l�.
Hệ th�ng tin phải thu nhận c�c th�ng tin c� nguồn gốc kh�c nhau v� dưới nhiều dạng kh�c nhau. Tổ chức chỉ c� thể giữ lại những th�ng tin hữu �ch, v� vậy cần phải lọc th�ng tin: - Ph�n t�ch c�c th�ng tin để tr�nh sự qu� tải, đ�i khi c� hại. - Thu thập th�ng tin c� �ch: Những th�ng tin c� �ch cho hệ thống được cấu tr�c ho� để c� thể khai th�c tr�n c�c phương tiện tin học. Thu thập th�ng tin thường sử dụng giấy hoặc vật k� tin từ. Th�ng thường, việc thu thập th�ng tin được tiến h�nh một c�ch hệ thống v� tương ứng với c�c thủ tục được x�c định trước, V� dụ: nhập vật tư v�o kho, thanh to�n cho nh� cung ứng. Mỗi sự kiện dẫn đến việc thu thập theo một mẫu định sẵn trước, v� dụ: c�ch tổ chức tr�n m�n h�nh m�y t�nh, v.v� Thu thập th�ng tin l� t�c vụ rất quan trọng v� tế nhị, y�u cầu kh�ng được sai s�t.
C�ng việc lựa chọn th�ng tin thu thập được coi l� bước xử l� đầu ti�n, tiếp theo sẽ t�c động l�n th�ng tin, xử l� th�ng tin l�: - Tiến h�nh t�nh to�n tr�n c�c nh�m chỉ ti�u. - Thực hiện t�nh to�n, tạo c�c th�ng tin kết quả. - Nhật tu dữ liệu (thay đổi hoặc loại bỏ). - Sắp xếp dữ liệu. - Lưu tạm thời hoặc lưu trữ. Xử l� c� thể thực hiện thủ c�ng, cơ giới hoặc tự động.
Cung cấp th�ng tin l� mục ti�u của hệ thống. N� đặt ra vấn đề quyền lực: ai quyết định việc ph�n phối? cho ai? v� sao? Ph�n phối th�ng tin c� thể c� mục ti�u ban bố lệnh, b�o c�o về sản xuất, trường hợp n�y gọi l� ph�n phối dọc. Mục ti�u ph�n phối nhằm phối hợp một số hoạt động giữa c�c bộ phận chức năng gọi l� ph�n phối ngang. Để tối ưu ph�n phối th�ng tin, cần đ�p ứng ba ti�u chuẩn: - Ti�u chuẩn về dạng: Cần t�nh đến tốc độ truyền th�ng tin, số lượng nơi nhận, v.v� cần phải cho dạng th�ch hợp với phương tiện truyền: �� + Giấy, thư t�n cho loại th�ng tin cho c�c địa chỉ l� c�c đại l�. �� + Giấy, telex hoặc telecopie để x�c định một đơn đặt h�ng qua điện thoại. �� + Vật thể k� tin từ d�nh cho th�ng tin dạng mệnh lệnh, nhập liệu. �� + �m thanh sử dụng cho th�ng tin dạng mệnh lệnh. - Ti�u chuẩn về thời gian: Bảo đảm t�nh th�ch đ�ng của c�c quyết định. - Ti�u chuẩn về t�nh bảo mật: Th�ng tin đ� xử l� cần đến thẳng NSD, việc ph�n phối th�ng tin rộng hay hẹp t�y thuộc v�o mức độ quan trọng của n�. 2. Chất lượng của hệ th�ng tin: Chất lượng của hệ th�ng tin phụ thuộc v�o ba t�nh chất: nhanh ch�ng, uyển chuyển v� th�ch đ�ng.
Hệ xử l� th�ng tin qu� khứ, hiện tại cần phải bảo đảm cho mỗi phần tử� của tổ chức c� th�ng tin hữu �ch nhanh nhất.
Hệ th�ng tin phải c� khả năng xử l� v� ph�t hiện c�c dị thường� nhằm bảo đảm truyền tải c�c th�ng tin hợp thức.
Hệ th�ng tin phải c� khả năng thu nhận tất cả c�c th�ng tin chuyển đến cho n� nhưng chỉ d�ng những th�ng tin m� n� cần. III. Vận h�nh của hệ th�ng tin quản l�: 1. Hệ th�ng tin quản l� mang c�c mệnh lệnh của hệ thống: Hệ quyết định gồm hệ thống điều khiển v� hệ tổ chức (HTC). C�c hệ thống m� ch�ng ta đang nghi�n cứu l� c�c hệ thống mở v� sống, ngi� l� ph�t triển thường xuy�n, những ph�t triển n�y n�i chung l� hệ quả của việc xử l� c�c mệnh lệnh. N� dựa theo qu� tr�nh đ� được quy định trước hoặc điều khiển từng bước. V� dụ: T�nh lương được thiết lập bằng c�ch x�y dựng một qu� tr�nh điều khiển bắt đầu bằng việc thu nhập c�c bảng chấm c�ng, tập hợp khối lượng c�ng việc thực hiện của từng c�ng nh�n kết th�c bằng việc ph�n ph�t phiếu lương v� chuyển c�c lệnh chuyển khoản cho ng�n h�ng (th�ng qua mạng). Hệ quản l� điều khiển kh�ng hoạt động độc lập m� n� cần được kiểm so�t v� điều chỉnh dựa theo mục ti�u đặt ra v� việc tiếp nhận th�ng tin từ hệ t�c nghiệp / sản xuất l� cần thiết. H�nh 4.2.Sơ đồ giản lược của một mệnh lệnh của hệ quyết định 2. Hệ th�ng tin phối hợp c�c ph�n hệ: Hệ Tổ chức - Kinh tế - X� hội được ph�n chia th�nh c�c ph�n hệ. Mỗi ph�n hệ c� đầy đủ c�c đặc t�nh của một hệ thống (HQĐ - HTT - HTN). C�c ph�n hệ v� dụ như: Nh� cung cấp, đối thủ cạnh tranh, đại l� v.v... tạo th�nh c�c hệ thống v� hệ th�ng tin c� nhiệm vụ phối hợp c�c li�n hệ n�y. H�nh 4.3. V� dụ một v�i ph�n hệ của hệ thống 3. Hệ th�ng tin kiểm so�t v� điều phối hệ thống: Hệ thống điều khiển nhận c�c th�ng tin từ m�i trường b�n ngo�i (c� �ch v� kh�ng c� �ch) c�ng th�ng tin nội. Dựa tr�n th�ng tin n�y m� hệ thống kinh tế x� hội hoạt động. C� ba trường hợp:
Th�ng tin từ m�i trường chuyển trực tiếp đến hệ quyết định, tiếp theo l� ảnh hưởng đến hệ t�c nghiệp (H�nh 4.4). H�nh 4.4.Điều khiển quản l� theo chu kỳ mở
Th�ng tin từ hệ t�c nghiệp c� thể đến hệ quyết định nếu như đ� thỏa c�c điều kiện cần thiết (2). Quyết định h�nh động được th�ng qua kh�ng, nếu kh�ng th�ng qua sẽ c� th�ng tin đến hệ t�c nghiệp (3): H�nh 4.5.Điều khiển quản l� theo chu kỳ đ�ng
Th�ng tin đến từ m�i trường hoặc hệ t�c nghiệp(1), quyết định hoạt động đưa ra hoặc kh�ng (2), kết quả được chuyển ra m�i trường(3). ��������������������� H�nh 4.6.Điều khiển theo b�o động B�I 5. PH�N LOẠI C�C LOẠI TH�NG TIN C� thể nhận thức hệ th�ng tin dưới nhiều g�c độ kh�c nhau t�y theo c�ch xử l� th�ng tin của n�, t�y theo khu tr� c�c số liệu hoặc độ ch�nh x�c của c�c th�ng tin.
Th�ng tin c� thể được xử l�: - Thủ c�ng. - Trợ gi�p bởi thiết bị điện cơ. - Tự động (Lưu �: sẽ ho�n to�n kh�ng hợp l� nếu đặt ra vấn đề l� tự động h�a to�n bộ). Lựa chọn tự động h�a phụ thuộc c�c yếu tố: �� + Cơ sở x� nghiệp. �� + Khối lượng th�ng tin cần xử l�. �� + Tốc độ mong muốn nhận được kết quả, kh�i niệm thời gian trả lời, chi ph� tự động h�a xử l�. II. Theo mức độ t�ch hợp c�c phương tiện xử l�: Kh�i niệm t�ch hợp dựa v�o hai mặt: khu tr� c�c xử l�, kiến tr�c c�c phương tiện xử l� th�ng tin. 1. Hệ thống độc lập: Với c�ch tiếp cận n�y, c�c hệ thống xử l� kh�c nhau tạo th�nh c�c hệ thống độc lập. C�c hệ thống độc lập thường dẫn đến: - Thu thập th�ng tin dư thừa, v� �ch. - Tr�ng lặp c�c xử l�. 2. Hệ thống t�ch hợp: Với c�ch nh�n n�y, hệ th�ng tin được xem l� một phần tử duy nhất. Tất cả th�ng tin chỉ thu thập một lần v�o hệ thống v� được sử dụng trong nhiều xử l� sau n�y. V� dụ: c�c th�ng tin đặc trưng của kh�ch h�ng chỉ được thu thập một lần v� dược sử dụng bởi nhiều NSD trong c�c �p dụng ri�ng biệt. Hệ thống t�ch hợp đ�i hỏi một CSDL duy nhất với c�c phương tiện kỹ thuật th�ch hợp để sử dụng n� (mạng cục bộ, truyền th�ng từ xa, v.v�). Như vậy, sự lựa chọn t�ch hợp c� ảnh hưởng đến c�c phương tiện xử l� th�ng tin. 3. C�c kiến tr�c kh�c nhau của c�c phương tiện xử l�: Kiến tr�c của phương tiện xử l� th�ng tin tương ứng với c�c cấu tr�c của hệ thống kinh tế x� hội, ph�n l�m ba loại lớn:
Th�ng tin được xử l� tại một điểm duy nhất. V� vậy, to�n bộ th�ng tin cần phải dẫn đến điểm n�y để xử l�, sau đ� được ph�n ph�t cho c�c nơi kh�c. Điều n�y cho ph�p c�ng việc được tiến h�nh� tr�n một CSDL duy nhất, tr�nh thu thập hiều nơi, nhiều lần. Tuy nhi�n, kiến tr�c n�y l�m cho th�ng tin qu� tải trong hệ thống. Kiến tr�c n�y kh�ng ph� hợp với khuynh hướng ph�t triển của phần mềm v� phần cứng, do đ� kh�ng phổ biến. Hai loại dưới đ�y thường gặp hơn.
C�c phương tiện xử l� xuất hiện ở c�c mức kh�c nhau của hệ thống. Mỗi vị tr� l�m việc với c�c dữ liệu ri�ng của m�nh, độc lập tương đối. C�c vị tr� n�y được li�n kết bởi mạng cục bộ để c� thể tập trung một số th�ng tin n�o đ� hoặc cho ph�p truy cập c�c th�ng tin cần thiết cho một xử l� địa phương. Kiến tr�c n�y c�ng phổ biến tại c�c x� nghiệp. Tuy nhi�n, do t�nh xử l� đồng dạng, nh�n gấp bội dữ liệu n�n cần nghi�n cứu để chỉ �p dụng tong một kế hoạch tin học.
Kiến tr�c n�y kết hợp bởi hai kiểu tr�n. Xử l� tại điểm trung t�m, trong khi đ� việc thu thập v� ph�n phối c� thể thực hiện ph�n t�n. Mỗi vị tr� l�m việc (thiết bị dầu cuối) kết nối với một m�y t�nh trung ương, l�m việc với c�c vị tr� kh�c. III. Theo mức ra quyết định m� hệ th�ng tin quản l� cho ph�p: C� nhiều mức ra quyết định: Chiến lược, chiến thuật v� t�c nghiệp. Theo thứ tự tr�n, tầm quan trọng sẽ giảm dần HTTQL cần phải cung cấp th�ng tin th�ch hợp với từng mức. Việc ph�n loại c�c quyết định theo mức được thể hiện như sau: 1. Mức chiến lược: Những quyết định n�y đưa tổ chức v�o thực hiện c�c mục ti�u ngắn, trung v� d�i hạn. Ch�ng cần c� nguồn th�ng tin lớn từ b�n ngo�i. Một số th�ng tin cho việc ra quyết định c� thể nhận được từ c�c xử l� tự động (đường ph�t triển doanh số, ph�n t�ch mẫu c�c mẫu điều tra, v.v.) song việc thực hiện c�c c�ng việc n�y thường độc xử l� thủ c�ng. V� dụ: Việc tung ra thị trường sản phẩm mới, cần hệ th�ng tin quản l� cung cấp c�c số liệu nghi�n cứu thị trường, chi ph�, c�c văn ph�ng nghi�n cứu.v.v. Đề bạt c�n bộ cao cấp, cần hệ th�ng tin quản l� cung cấp c�c đặc trưng của vị tr� l�m việc m� c�n bộ ấy đảm tr�ch. 2. Mức chiến thuật: L� những quyết định xảy ra hằng ng�y. Chiến thuật thường tương ứng với việc l�m th�ch nghi hệ thống với m�i trường hoặc với việc nghi�n cứu ho�n thiện vận h�nh của hệ thống hiện hữu. V� dụ: Lựa chọn biểu gi� mới, hệ th�ng tin quản l� cần cung cấp c�c yếu tố kế to�n ph�n t�ch của mỗi sản phẩm, c�c b�o c�o điều tra thực hiện ở kh�ch h�ng v.v� Để tuyển dụng nh�n sự tạm thời, hệ th�ng tin quản l� cần cung cấp những th�ng tin c� li�n quan đến t�nh h�nh tăng giảm đơn h�ng, v.v� 3. Mức t�c nghiệp: L� những quyết định h�nh th�nh hoạt động thường nhật của hệ thống, xuất ph�t từ những c� nh�n thừa h�nh v� thường sử dụng phần lớn xử l� tự động. V� dụ: Soạn thảo thư cho kh�ch h�ng, lập phiếu giao h�ng, soạn thảo ho� đơn,� c�c t�c vụ n�y đều c� thể được thực hiện tự động. -~ šv› ~- CHƯƠNG 2. PH�N T�CH V� THIẾT KẾ HỆ THỐNG B�I 1. ĐẠI CƯƠNG VỀ PH�N T�CH V� THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Hệ th�ng tin cũng tương tự như cuộc sống con người: Sinh ra, trưởng th�nh, ch�n m�i v� chết. 1. Giai đoạn sinh th�nh: Nảy sinh từ việc c� � định sử dụng m�y t�nh để xử l� th�ng tin cho c�ng việc n�o đ�. 2. Giai đoạn ph�t triển: Biến � tưởng tr�n th�nh hiện thực. Để l�m được điều n�y, nh� ph�n t�ch thiết kế hệ thống, c�c lập tr�nh vi�n, NSD c�ng l�m việc để ph�n t�ch c�c nhu cầu xử l� th�ng tin của x� nghiệp, cơ quan m� thiết kế n�n hệ thống th�ng tin. 3. Giai đoạn khai th�c: Sau khi c�i đặt, sử dụng hệ th�ng tin để phục vụ cho nhu cầu th�ng tin của doanh nghiệp, cơ quan. Trong giai đoạn n�y, hệ th�ng tin li�n tục được sửa đổi hoặc bảo tr� để giữ cho n� ph� hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức. 4. Giai đoạn chết: Việc t�ch lũy những thay đổi trong giai đoạn 3 l�m ảnh hưởng đến t�nh hiệu quả của hệ thống. Giai đoạn chết xảy ra khi hệ thống th�ng tin trở th�nh rắc rối đến mức kh�ng thể bảo tr� được n� nữa, việc duy tr� n� kh�ng c�n kinh tế, hiệu quả n�n l�c n�y sẽ bị loại bỏ v� v�ng đời của hệ th�ng tin lại phải được lặp lại. Từ những vấn đề tr�n, cần nhận thấy rằng hệ thống th�ng tin được x�y dựng phải c� khả năng ổn định cao khi một phần n�o đ� của n� bị loại bỏ để thay thế bởi một phần kh�c. III. Phương ph�p ph�n t�ch v� thiết kế hệ thống: C� rất nhiều phương ph�p ph�n t�ch thiết kế hệ thống như: - Phương ph�p SADT (Structured Analysis and Design Technique): Kỹ thuật ph�n t�ch cấu tr�c v� thiết kế, phương ph�p n�y xuất ph�t từ Mỹ. - Phương ph�p MERISE (M�thode Pour Rassembler les Ide�s Sans Effort): tạm dịch l� "C�c phương ph�p tập hợp � tưởng kh�ng cần cố gắng", ra đời tại Ph�p cuối thập ni�n 70. - Phương ph�p MXC (M�thode de Xavier Castellani): Nguồn gốc từ Ph�p. - Phương ph�p GALACSI (Groupe d' Animation et de Liaison pour d' Analyse et la Conception de Systeme d' Information): tạm dịch nguy�n văn: "Nh�m cọ vẽ v� li�n lạc để ph�n t�ch v� quan niệm ho� hệ th�ng tin" ra đời tại Ph�p v�o� th�ng� 4 năm 1982. Lưu �: Ch�ng ta sẽ đi s�u v� nghi�n cứu ph�n t�ch hệ thống theo phương ph�p ph�n t�ch cấu tr�c v� thiết kế (SADT). Phương ph�p n�y nghi�n cứu về việc dựng sơ đồ, bản biểu,� để m� tả đối tượng (tr�nh d�ng lời văn). IV. Tư tưởng chủ đạo của c�c phương ph�p ph�n t�ch v� thiết kế hệ thống: 1. Sự trừu tượng ho� (Trừu xuất - Abstraction): Để nhận biết được những hệ thống qu� phức tạp, phải loại bỏ những đặc điểm phụ để nhận biết cho được c�c đặc điểm ch�nh. - Mức vật l� �p dụng phương thức biến đổi: Bằng c�ch trả lời: - Ở mức vật l� - M� tả thực trạng hệ thống cũ: + What: C�i g�? L�m g�? + How: L�m như thế n�o? (L�m thế n�o? Phương tiện n�o? C�ch l�m n�o? L�c n�o? Ai l�m? L�m g�?) - Ở mức logic: Gạt bỏ những chi tiết để thấy bản chất v� chỉ cần trả lời WHAT. (1): Bước trừu tượng ho�. (2): Đưa ra những y�u cầu mới nảy sinh của hệ thống. (3): Giai đoạn thiết kế. 2. Ph�n t�ch từ tr�n xuống: Đi từ tổng qu�t đến chi tiết: - Ph�n cấp: ph�n cấp c�c chức năng phức tạp th�nh c�c chức năng nhỏ hơn v� cứ thế tiếp tục. 3. Sử dụng m� h�nh c�ng cụ biểu diễn c� tăng cường h�nh vẽ:
Thiết kế l� một qu� tr�nh bắt đầu bằng � niệm ho� v� kết th�c bằng việc thực hiện thảo chương tr�nh c�i đặt v� đưa v�o sử dụng. Th�ng thường, xuất ph�t từ c�c hoạt động chưa c� hiệu quả so với mục ti�u đề ra m� việc ph�n t�ch sẽ x�y dựng một hệ thống mới đ�p ứng c�c y�u cầu v� hoạt động hiệu quả hơn. Việc ph�n chia c�c giai đọan cho qu� tr�nh ph�n t�ch chỉ mang t�nh tương đối, kh�ng t�ch rời từng giai đoạn, ph�n t�ch v� thiết kế xen kẽ nhau, vừa l�m vừa trao đổi với NSD để� ho�n thiện cho thiết kế. 1. Lập kế hoạch: X�c định khoảng thời gian trung v� d�i hạn một sự ph�n chia, một kế hoạch can thiệp để dẫn đến c�c nghi�n cứu từng khu vực, l�nh vực, ph�n hệ của hệ tổ chức c� li�n quan. Kế hoạch n�y thể hiện đường lối c� t�nh chất tự gi�c của ban gi�m đốc, để cải tiến hệ tổ chức hơn l� những chi tiết nhất thời để giải quyết c�c vấn đề n�ng bỏng. 2. Nghi�n cứu v� ph�n t�ch hiện trạng: Giai đoạn n�y �p dụng theo từng l�nh vực v� theo dự kiến đ� x�c định ở kế hoạch. Giai đoạn n�y thực chất l� ph�n t�ch hoạt động hệ th�ng tin vật l�. Để tiến h�nh giai đoạn n�y, cần sử dụng c�c kỹ thuật của những người tổ chức (nghi�n cứu hồ sơ, quy tr�nh, v.v�). L�m quen với c�ng việc tại cơ quan li�n quan về hệ thống cũ, từ đ�, nhận diện được những điểm yếu của hệ thống cũ để c� c�c đề xuất mới, ho�n thiện hơn cho thiết kế. Nghi�n cứu hiện trạng c� thể đưa đến việc ph�n chia mới c�c lĩnh vực hoặc c�c chức năng. Việc ph�n chia lại thực chất c� li�n quan đến cơ sở hoặc độ phức tạp của lĩnh vực nghi�n cứu. 3. Nghi�n cứu v� ph�n t�ch khả thi "sổ điều kiện thức":
Cơ bản được tổ chức như sau: - M� tả giao diện giữa hệ thống v� NSD. Điều n�y dẫn đến một thoả thuận x�c định hệ thống cung cấp những g� cho NSD. - Thực chất c�c c�ng việc v� c�c c�i đặt cần thực hiện. * T�m lại, sổ điều kiện thức x�c lập một hợp đồng giữa những ph�n t�ch vi�n với Ban gi�m đốc v� NSD trong tương lai. 4. Thiết kế tổng thể�m� h�nh chức năng hệ th�ng tin: Giai đoạn n�y x�c định một c�ch chi tiết kiến tr�c của hệ th�ng tin. Chia c�c hệ thống lớn th�nh c�c hệ thống con. Đ�y c�n gọi l� bước ph�n t�ch chức năng. Tất cả c�c th�ng tin, c�c quy tắc t�nh to�n, quy tắc quản l�, c�c khai th�c, những thiết bị, phương tiện sẽ được x�c định trong giai đoạn n�y. 5. Ph�n c�ng c�ng việc giữa con người v� m�y t�nh: Kh�ng phải bất kỳ c�ng việc n�o cũng ho�n to�n được thực hiện bởi bằng m�y t�nh. Hệ thống th�ng tin l� sự phối hợp giữa c�c c�ng đoạn thực hiện thủ c�ng v� m�y t�nh (v� dụ: thu thập th�ng tin kh�ch h�ng). 6. Thiết kế c�c kiểm so�t: Thiết kế c�c bảo mật cho chương tr�nh nhằm chống �m mưu lấy cắp, ph� hoại, g�y mất m�t hoặc l�m hỏng dữ liệu. 7. Thiết kế giao diện Người - M�y: V� dụ: Menu chương tr�nh, tổ chức m�n h�nh (Form), b�o biểu, v.v� 8. Thiết kế CSDL (Database Files): Giai đoạn n�y nhằm x�c định c�c files cho chương tr�nh, nội dung mỗi file như thế n�o? cấu tr�c của ch�ng ra sao? V� dụ: trong FoxPRO l� c�ng việc thiết kế c�c DBF hoặc trong Access th� thiết kế c�c bảng, v.v� 9. Thiết kế chương tr�nh (kh�c với việc viết chương tr�nh): Gồm những chương tr�nh g�? Mỗi chương tr�nh gồm những module n�o? Nhiệm vụ của mỗi module ra sao? Đưa ra c�c mẫu thử cho chương tr�nh: mẫu thử n�y do người thiết kế đưa ra chứ kh�ng phải do lập tr�nh vi�n. Chương tr�nh phải đưa ra những kết quả như thế n�o với những mẫu thử đ�. Người ph�n t�ch hệ thống phải dự kiến trước c�c t�nh huống n�y. 10. Lập tr�nh, chạy thử, c�i đặt, hướng dẫn sử dụng, khai th�c chương tr�nh như thế n�o? Phần n�y kh�ng nằm trong phần thiết kế hệ thống. -~ šv› ~- B�I 2. KHẢO S�T SƠ BỘ V� X�C LẬP DỰ �N Tiến h�nh t�m hiểu sơ bộ về hệ thống cũ v�: - đưa ra cho được c�c điểm yếu của hệ thống hiện tại. Tr�n cơ sở đ�, n�u l�n c�c phương ph�p cải tiến cho hệ thống. - x�c định phạm vi, khả năng, mục ti�u của dự �n.
- Điều tra, thu thập th�ng tin về hệ thống hiện h�nh. - Bi�n tập, biểu diễn, ph� ph�n, đề xuất � kiến. 1. Phương ph�p khảo s�t: Khảo s�t hệ thống ở cả bốn mức: - Mức quyết định l�nh đạo. - Mức chuy�n gia cố vấn. H�nh thức tiến h�nh: - Quan s�t v� theo d�i: �� + một c�ch ch�nh thức: c�ng l�m việc với họ. �� + một c�ch kh�ng ch�nh thức: t�m hiểu c�ch l�m việc qua c�c hồ sơ, sổ s�ch, v.v... - Cố vấn: bằng nhiều c�ch: �� + Đặt c�u hỏi trực tiếp: Yes / No �� + Đặt c�u hỏi chọn lựa: a, b, c, d �, đ�nh � để thống k�. �� + Đặt c�u hỏi gi�n tiếp c� t�nh gợi mở cho c�u trả lời �� + Bảng c�u hỏi, phiếu điều tra. 2. Thu thập v� ph�n loại: - Th�ng tin về hiện tại hay tương lai. - Th�ng tin về trạng th�i tĩnh, động hay biến đổi. �� + Tĩnh: th�ng tin về tổ chức hồ sơ v� sổ s�ch. �� + Động: th�ng tin về sự tăng hay giảm lưu chuyển của c�c chứng từ, giấy tờ, v.v� �� + Biến đổi: th�ng tin được biến đổi ra sao, sử dụng những c�ng thức t�nh to�n n�o? V� dụ: � tuổi = ng�y hiện tại - ng�y sinh ����������� Phụ cấp dựa tr�n những ti�u chuẩn n�o, v.v� - Th�ng tin thuộc nội bộ hay m�i trường của hệ thống, th�ng thường th� người ta tổ chức sắp xếp, tổ hợp những vấn đề th�ng tin tr�n lại như sau: 3. Ph�t hiện c�c yếu k�m của hiện trạng v� y�u cầu cho tương lai:
- Thiếu s�t: �� + Thiếu người xử l� th�ng tin. �� + Bỏ s�t c�ng việc xử l� th�ng tin. - K�m hiệu lực, qu� tải: �� + Phương ph�p xử l� kh�ng chặt chẽ. �� + Cơ cấu tổ chức kh�ng hợp l�. �� + Con đường lưu chuyển c�c th�ng tin kh�ng hợp l�. V� dụ: Giấy tờ, t�i liệu tr�nh b�y k�m, cấu tr�c kh�ng hợp l�, v.v� - Tổn ph� cao, g�y l�ng ph�.
Trong tương lai: - Thỏa đ�ng c�c th�ng tin chưa được đ�p ứng. - Đ�p ứng c�c nguyện vọng của nh�n vi�n. - Dự kiến kế hoạch ph�t triển. II. X�c định khả năng, mục ti�u dự �n của hệ thống mới: - Phạm vi của hệ thống mới giải quyết vấn đề g�? - Nh�n lực sử dụng. V� dụ: đội ngũ nh�n vi�n điều khiển hệ thống cần bao nhi�u? - Khắc phục c�c điểm yếu k�m của hệ thống hiện tại. - Thể hiện chiến lược l�u d�i. Dự �n phải c� hướng mở, v� dụ: trong tương lai dự �n c� thể được ph�t triển th�m, giải quyết th�m những vấn đề g�? III. Ph�c họa giải ph�p v� c�n nhắc t�nh khả thi: Đưa ra giải ph�p để thuyết phục người d�ng (ở mức sơ bộ). Từ đ�, định hướng cho việc ph�n t�ch v� thiết kế hệ thống th�ng tin. Ta n�n đưa ra nhiều giải ph�p: - Giải ph�p cho m�y đơn. - Giải ph�p m�y mạng. - � Với từng giải ph�p phải mang t�nh khả thi: - Khả thi về mặt nghiệp vụ: phải đ�p ứng được c�c y�u cầu của c�ng việc. - Khả thi về mặt kỹ thuật: sử dụng ph� hợp với hệ thống m�y hiện c�, tương lai, v.v� - Khả thi về mặt kinh tế: chi ph� viết chương tr�nh c� thể chấp nhận được, chi ph� bảo tr� kh�ng qu� cao, v.v� IV. Lập dự tr� v� kế hoạch triển khai dự �n: 1. Lập hồ sơ khảo s�t:
* Dự kiến: - Khối lượng dữ liệu lưu trữ. - C�c dạng l�m việc với m�y t�nh (m�y đơn, m�y mạng), xử l� trực tuyến (Online), v.v� - Số lượng người d�ng tối thiểu v� tối đa của hệ thống. - Khối lượng th�ng tin cần thu thập. - Khối lượng th�ng tin cần kết xuất, cần in ra giấy, v.v� - Thiết bị ngoại vi đặc biệt như: Scanner, m�y vẽ, m�y cắt, v.v� * Điều kiện mua v� lắp đặt: - N�n chọn nh� cung cấp n�o, chi ph� vận chuyển. - Mua nguy�n bộ, mua rời, v.v� - Sơ đồ lắp đặt mức sơ bộ.
- Thời gian huấn luyện bao l�u. - Chia l�m bao nhi�u nh�m huấn luyện.
- Đội ngũ bảo tr�. - Chi ph� bảo tr�. - Thời gian bảo tr�. 2. Lập kế hoạch triển khai dự �n: - Về mặt nh�n sự: c� mặt tất cả c�c chuy�n vi�n, NSD, l�nh đạo cơ quan, ph�n t�ch vi�n hệ thống (c� thể c� cả c�c lập tr�nh vi�n). - Lập tiến độ triển khai dự �n. - Ph�n t�ch t�i ch�nh dự �n. - Lập mối quan hệ với c�c dự �n kh�c.
1. Khảo s�t thực tế dược kết quả như sau: Tại nh� m�y X, việc cung cấp vật tư sản xuất ở c�c ph�n xưởng được tiến h�nh như sau: - Khi một ph�n xưởng c� nhu cầu về vật tư sản xuất th� lập một bản dự tr� gởi cho bộ phận mua h�ng. Bộ phận mua h�ng n�y c� sử dụng một m�y t�nh trong đ� c� một chương tr�nh gọi l� hệ đặt h�ng trợ gi�p cho việc mua h�ng. Trong m�y, c� CSDL c�c nh� cung cấp, bộ phận mua h�ng sẽ chọn nh� cung cấp (NCC) th�ch hợp. - Khi NCC đ� được chọn th� tiến h�nh thương lượng. Sau khi thương lượng nhờ hệ đặt h�ng soạn thảo một đơn đặt h�ng, đơn n�y được gởi đến NCC. Th�ng tin trong đơn h�ng được lưu ở bảng đơn h�ng, mỗi đơn h�ng c� mang một số hiệu đơn. - Mỗi dự tr� vật tư của một ph�n xưởng c� thể được đ�p ứng bởi nhiều NCC. Tuy nhi�n, mỗi mặt h�ng trong bảng dự tr� chỉ do một NCC đ�p ứng. - Mặt kh�c, mỗi đơn mua h�ng c� thể c� nhiều mặt h�ng do nhiều ph�n xưởng dự tr�. Lưu �: Đơn mua h�ng gởi cho NCC kh�ng c� th�ng tin về dự tr� (t�n, để l�m g�, v.v...). V� vậy, đ� lưu mối li�n hệ giữa c�c bản dự tr� với c�c đơn h�ng kh�c đi trong một bảng gọi l� DonHang_DuTru. Trong bảng c� chứa: số hiệu đơn, số hiệu mặt h�ng v� số hiệu dự tr�. - Sau khi nhận được đơn đặt h�ng, NCC sẽ chuyển h�ng đến nh� m�y k�m theo phiếu giao h�ng. Tại x� nghiệp sẽ c� một bộ phận nhận h�ng tiếp nhận. Bộ phận n�y cũng c� sử dụng một m�y t�nh c� sẵn hệ chương tr�nh Ph�t h�ng. - H�ng nhận về sẽ được sắp tạm tại c�c kho, th�ng tin trong phiếu giao h�ng c�ng với địa điểm giao h�ng sẽ được ghi v�o bảng nhận h�ng. Lưu �: trong phiếu giao h�ng từ NCC gởi đến, kh�ng c� th�ng tin về ph�n xưởng đ� dự tr� mặt h�ng đ�. Mặt kh�c, mỗi đợt giao h�ng c� thể gồm nhiều mặt h�ng được đặt mua từ nhiều đơn h�ng kh�c nhau. V� vậy, tr�n phiếu giao h�ng ứng với một mặt h�ng đều c� chỉ r� số hiệu đơn h�ng đối với mặt h�ng đ� để tiện cho việc ph�t h�ng cần biết địa chỉ của c�c ph�n xưởng nhận h�ng. V� vậy, cần t�m th�ng tin trong hệ đặt h�ng, nhưng hai m�y t�nh sử dụng kh�ng li�n kết được với nhau do kh�ng tương th�ch. - Để giải quyết vấn đề n�y, x� nhiệp X tổ chức một bộ phận đối chiếu. Hằng ng�y, bộ phận mua h�ng phải in ra danh s�ch đơn h�ng gởi cho bộ phận đối chiếu. - Tương tự như tr�n, hằng ng�y, bộ phận nhận h�ng cũng in ra một danh s�ch những chuyến h�ng nhận về trong ng�y v� cũng gởi cho bộ phận đối chiếu. - Bộ phận đối chiếu so khớp hai danh s�ch tr�n qua số hiệu đơn, từ đ�, bộ phận đối chiếu lập một danh s�ch c�c địa chỉ c�c ph�n xưởng gởi cho bộ phận nhận h�ng, bộ phận nhận h�ng căn cứ theo đ� ph�t h�ng cho c�c ph�n xưởng k�m theo phiếu ph�t h�ng. - Việc đối chiếu của bộ phận thứ ba hiện nay đang được l�m thủ c�ng. C�c qu� tr�nh như tr�n kh�ng những mất nhiều thời gian m� thỉnh thoảng c�n xảy ra nhiều sai s�t về h�ng v� tiền. - Sau khi giao h�ng, NCC gởi đến nh� m�y một h�a đơn t�nh tiền. H�a đơn được chuyển đến bộ phận đối chiếu với h�ng về xem c� khớp kh�ng. H�a đơn nếu khớp sẽ được gởi cho bộ phận thanh to�n với� một phiếu x�c nhận chi, từ đ�, bộ phận thanh to�n gởi cheque cho NCC. Nếu h�a đơn kh�ng khớp với đơn h�ng th� cần c� khiếu nại gởi đến NCC để chỉnh lại cho đ�ng. � Y�u cầu của x� nghiệp: h�y cải tiến lại quy tr�nh tr�n cho hữu hiệu hơn. 2. Ph�n t�ch:
+ Thiếu kho vật tư để dự trữ những mặt h�ng th�ng thường, kh�ng đắt để kh�ng phải tu�n theo quy tr�nh mua h�ng n�u tr�n �� + T�m địa chỉ kh�ch h�ng �� + Kiểm tra t�nh khớp h�ng nhận về với h�a đơn - Tổn ph� cao:
� Đưa th�m chức năng quản l� kho dự trữ. ‚ Giải quyết vấn đề t�m địa chỉ kh�ch h�ng cho nhanh gọn hơn. ƒ Giải quyết kiểm tra sự đ�ng đắn của đơn h�ng, h�ng về, h�a đơn. „ Cố gắng vận dụng hai m�y t�nh v� hai hệ chương tr�nh cũ đ� c� (theo đề nghị của gi�m đốc v� c�ng nh�n vi�n).
- Giải ph�p 1: kh�ng khả thi về mặt kỹ thuật v� hai m�y kh�ng tương th�ch theo kết quả khảo s�t. - Giải ph�p 2: Phải nhập hai bộ phận v�o một, điều n�y ngược với hướng của gi�m đốc l�: kh�ng tin ho�n to�n v�o nh�n vi�n n�n hai bộ phận phải kiểm tra lẫn nhau. V� thế giải ph�p 2 kh�ng khả thi về mặt nghiệp vụ. - Giải ph�p 3: Nếu th�ng tin về cung ứng vật tư c�n cung cấp cho những bộ phận kh�c (v� dụ: bộ phận t�i vụ, ban gi�m đốc, v.v...) th� giải ph�p 3 l� thuận lợi. Tuy nhi�n, giải ph�p n�y khiến phải viết lại to�n bộ chương tr�nh, chi ph� sẽ tăng vọt n�n kh�ng khả thi. - Giải ph�p 4: kh�ng khả thi về mặt kỹ thuật như giải ph�p 1. - Giải ph�p 5: Đ�y l� giải ph�p thỏa hiệp, ph� hợp với � kiến của ban gi�m đốc: �� + Tăng tốc độ xử l� v� độ ch�nh x�c. �� + C� t�nh cải tiến, c� th�m kho dự trữ. �� + Tiết kiệm, d�ng lại hai m�y t�nh v� hai chương tr�nh. -~ šv› ~- B�I 3. PH�N T�CH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 1. Mục đ�ch: - Ph�n t�ch để đi s�u v�o những chi tiết của hệ thống. - Diễn tả hệ thống theo bảng chất (mức logic). 2. Phương ph�p chung để ph�n t�ch: Trong việc ph�n t�ch hệ thống, ta t�ch rời việc nghi�n cứu hai bộ phận tr�n (ph�n t�ch xử l�, ph�n t�ch dữ liệu) nhưng khi thiết kế c�c bảng (hoặc files) ta phải x�t mối quan hệ giữa hai vấn đề n�y. - Cần ph�n r� những chức năng lớn, phổ qu�t th�nh những chức năng kh�c nhỏ hơn để đi v�o chi tiết. - X�t mối quan hệ giữa c�c chức năng. V� dụ: đặt h�ng trước, nhận h�ng sau. Th�ng thường, đầu ra của một chức năng trở th�nh đầu v�o của một chức năng kh�c. - Chuyển từ m� tả vật l� sang m� tả logic (sự trừu tượng h�a). - Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới ở mức logic. - Ph�n t�ch theo c�ch từ tr�n xuống (từ tổng qu�t đến chi tiết), phần n�y ta sử dụng biểu đồ ph�n cấp chức năng. - Ph�t hiện luồng dữ liệu bằng việc sử dụng Biểu đồ luồng dữ liệu: �� + D�ng kỹ thuật chuyển đổi biểu đồ luồng dữ liệu từ mức vật l� sang mức logic. �� + D�ng kỹ thuật chuyển đổi biểu đồ luồng dữ liệu từ hệ thống cũ sang mới. 3. C�ng cụ diễn tả c�c xử l�:
Mục đ�ch: H�nh 3.1. Biểu đồ ph�n cấp chức năng Hệ thống cung ứng vật tư - BĐPCCN mang t�nh ph�n cấp từ tổng qu�t đến chi tiết (r� r�ng, đơn giản, dễ hiểu v� dễ sử dụng).
- Trong BĐLDL c� sử dụng luồng dữ liệu (th�ng tin) chuyển giao giữa c�c chức năng. Chức năng Luồng dữ liệu Kho dữ liệu T�c nh�n ngo�i T�c nh�n trong Định nghĩa Nhiệm vụ xử l� th�ng tin Th�ng tin v�o / ra một chức năng xử l� Nơi lưu trữ th�ng tin trong một thời gian Người hay tổ chức ngo�i hệ thống c� giao tiếp với hệ thống Một chức năng hay một hệ con của hệ thống nhưng được m� tả ở trang kh�c T�n đi k�m Động từ (+ bổ ngữ) Danh từ (+ t�nh từ) Danh từ (+ t�nh từ) Danh từ Động từ V� dụ H�nh 3.2. C�c đối tượng cơ bản sử dụng để thiết kế biểu đồ luồng dữ liệu cho hệ thống. V� dụ: Vẽ BĐLDL của hệ cung ứng vật tư (chỉ x�t về mặt th�ng tin, xem lại h�nh 3.1). H�nh 3.3 BĐLDL của hệ cung ứng vật tư 4. Ph�n mức:
L� sự ph�n cấp từ mức tổng qu�t đến mức chi tiết để n�u l�n c�c chức năng của hệ thống. T�y theo quy m� của hệ thống m� sự ph�n cấp n�y chi tiết đến mức n�o, tuy nhi�n, đa số thường được chia th�nh 3 mức: H�nh 3.4.Cấu tr�c một biểu đồ ph�n cấp chức năng
- BĐLDL mức khung cảnh (mức 0): mức n�y chỉ c� một biểu đồ gồm chức năng ch�nh của hệ thống v� biểu diễn hệ th�ng tin c� giao tiếp với c�c t�c nh�n ngo�i n�o. BĐLDL mức khung cảnh thường c� dạng như sau: H�nh 3.5.H�nh thức một biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. H�nh 3.6.H�nh thức một biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. H�nh 3.7. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 1 (giải th�ch chức năng 1 ở BĐLDL mức đỉnh) H�nh 3.8. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 2 (giải th�ch chức năng 2 ở BĐLDL mức đỉnh) v Lưu �: ta cần ch� � c�c nguy�n tắc sau khi thiết kế BĐLDL: - Chỉ c� t�c nh�n trong mới c� thể t�c động đến kho dữ liệu. - T�c nh�n ngo�i phải xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, kh�ng được xuất hiện th�m t�c nh�n ngo�i ở c�c mức dưới. - Kho dữ liệu kh�ng được xuất hiện ở mức khung cảnh, từ mức đỉnh đến mức dưới đỉnh, c�c kho dữ liệu xuất hiện dần. |
